Chuẩn bị chu đáo cho các khâu dịch vụ trong tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện cần nhiều khâu chuẩn bị và kì công . Đòi hỏi người tổ chức sự kiện không chỉ có sự sáng tạo hay năng động còn đòi hỏi có sức khẻo rồi rào mới đáp ứng được công việc.
Với việc chuẩn bị các dịch vụ hoạt động như các thiết bị cần phải thuê như : đèn quét, bảng điện tử, thảm đỏ, sân khấu, ánh sáng, các thiết bị nghe nhìn…Đối với những người có vai trò cung cấp thiết bị biết được sự kiện của Nhà tổ chức thì họ càng đáp ứng nhu cầu của Nhà tổ chức sự kiện tốt hơn và có thể đưa ra một số lời khuyên hữu ích dựa trên kinh nghiệm trước đây của họ.
Bạn cần phải quyết định vị trí bốc dỡ thiết bị tại nới tổ chức sự kiện , hãy lên kế hoạch , đảm bảo thiết bị được cung ứng theo tiến độ sẽ không gây ùn tắc và không cần kho bãi chứa.
Những yêu cầu về hệ thống điện: Hãy xác định trước nhu cầu về sử dụng điện của sự kiện. Hãy tính toán trước những gì cần phải cắm điện và ổ cắm được bố trí ở vị trí cụ thể nào nơi đến? Nơi đăng ký và khu vực chính của sự kiện. Ở đó điện có đủ mạnh không? Có cần máy phát điện không? Tại địa điểm tổ chức có thợ điện chưa và có cần thuê một thợ điện không? Cần chú ý điện áp ở nơi tổ chức sử dụng và các ổ cắm tương thích như thế nào?…
Giấy phép lắp đặt: Những giấy phép gì cần cho việc giao hàng, lắp đặt, tháo dỡ đối với các nhà cung cấp dịch vụ cho sự kiện? Rất nhiều dịch vụ và các hoạt động lắp đặt phải có giấy phép mới được phép hoạt động. Chẳng hạn như thả bóng, thả diều…Việc chuyên chở các trang thiết bị đòi hỏi những loại xe chuyên dụng, bắt buộc phải có phép mới được hoạt động trong thành phố, nhất là giờ cao điểm.
Bảng chỉ dẫn: Bảng chỉ dẫn là yếu tố quan trọng của sự kiện, giúp cho khách xác định địa điểm tổ chức sự kiện nhanh chóng, khách sẽ chủ động đến với hoạt động sự kiện.
Có những quy định nào của địa phương, khu vực ảnh hưởng tới hoạt động sự kiện. Chẳng hạn: Những quy định về khu vực, về độ ồn, về thời gian và những giới hạn khác.
